清理收件箱
在开始每天的工作之前，花费几分钟时间进行收件箱清理是非常重要的。首先，要删除所有已经处理完毕或不再需要的邮件，这包括垃圾邮件、无关紧要的广告以及重复发送的信息。然后，可以将这些邮件归档到特定的文件夹中，以便在未来查找时方便。如果你使用的是如Gmail等服务，还可以利用标签功能来组织和快速检索相关邮件。
设置优先级
重要性最高的任务应该被视为优先级最高，并且应尽快处理。在电子邮件中，这意味着将这些任务标记为“高优先级”，或者直接用不同的颜色或标签来区分。这有助于确保你能够及时响应并解决最紧迫的问题，同时也避免了由于拖延而影响工作效率。
使用自动筛选规则
大多数电子邮箱提供者都允许用户设置自动筛选规则，以帮助组织和管理收到的消息。例如，你可以创建一个规则，自动把来自某个特定人或包含特定关键词的所有新邮件移动到指定文件夹。此外，也可以设定一些智能规则，比如根据主题线索自动生成回复模板，从而大大减少重复性的工作量。
合理安排回信时间表
每天都设定固定的回信时间段，比如早上10点至12点之间，用来专门处理电子邮件。这有助于集中精力回答问题，而不是随时随地地打断自己的思维流程。此外，可以考虑采用“批次回复”策略，即一次性阅读多封相关联的问题，然后统一作出答复，从而提高整体工作效率。
学会拒绝非必要请求
有时候，由于各种原因，我们会接收到不必要频繁但却占用大量时间的小事询问。当面对这种情况的时候，不妨礼貌地告诉对方你的时间有限，并建议他们自己尝试解决问题，或是在适当的时候提出更具体的问题。你还可以推荐一些资源或者指引他们寻找答案，这样既能保持良好的人际关系，又能保护自己的宝贵时间。
